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保育園の保護者会の役員活動で会計を1年間務めた体験談

保育園の保護者会の役員活動で会計を1年間務めた体験談 子育て

娘が通う保育園の保護者会の役員活動に1年間参加しました。担当した役職は会計です

やってみて初めて分かることが多かったですし、向き不向きもかなり大きい役職だと思うので、ざっくりまとめてみます。

なお、保護者会の全体の話は別の記事でまとめてます。あわせてどうぞ。

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保護者会の会計の仕事内容

会計の仕事内容は保育園によって異なると思いますが、大きなものはこのあたりですかね。

  • 保護者会費の管理(集金、返金を含む)
  • 予算消化状況の報告
  • 当年度の決算報告書作成
  • 翌年度予算案の作成

保護者会費の管理

会計の主業務は保護者会費の管理です。

保護者会費を各世帯から集金し、予算案に従って保護者会費を支出し、帳簿をつけて管理してました。うちの保護者会の帳簿は、収支と残高を記録するだけの家計簿感覚の簡単なものでした。

こんな感じのほんまにただの現金出納帳です😇

また、帳簿の根拠となる領収書や帳票の保管もします。うちの保護者会では普通のB5ノートに貼り付けて保管してました。

年度途中で退園する世帯への返金業務もありました(このへんも園によって違うと思われます)

予算消化状況の報告

定例の役員会では毎月の予算の消化状況を報告します。

支出は予算案ベースですが、だんだんずれてくるんですよね。必要に応じて、予算の修正を役員会に諮ったりもしました。

当年度の決算報告書作成

年度末が近づくと、帳簿をベースに決算報告書を作成します。

うちの保護者会の決算報告書は、収入/支出の項目ごとに、予算額と実績額が一覧になっているシンプルなものでした。

翌年度予算案作成

決算報告書と同時に翌年度予算案も作成します。例年の予算案をベースに当年度の実績や翌年度の事情を加味して作成し、定例役員会で審議してもらいました。翌年度から変わることが多いと計算がたいへんです。

うちの保護者会の予算案は、決算報告書同様シンプルなものなので作ること自体はそう手間でもなかったかなぁ。

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1年間会計を務めた感想

1年間の会計のお仕事が終わった正直な感想……

TsumuRi
TsumuRi

あーたいへんだった!

私は細々した計算は嫌いではないですし、Excelも電卓もばっちこいです!(無駄に簿記2級持ってますw)

なので、お金の管理自体はそこまで負担はなかったですが、2月3月になって他の役員さんが終わりムードを漂わせる中、3月後半から決算のラストスパートなのは、やっぱりちょっとめげましたね~。

あと、会計って計算だけしてたらいいってわけじゃなくて、お金を介した他の保護者とのやり取りがあるのが気が重いです。払う分はまだいいんですけど、集金がね。

TsumuRi
TsumuRi

本題に関係ないけど、この簿記テキストわりとよかったです…

会計の仕事で楽しかったこと

会計って、粛々と正確に過不足なく予算を消化するのが仕事なので、楽しいことはあまりないと思いした。正確なのが当然で、間違いがあったら怒られる種類の役職です。

私は底値で買い物することに燃えるタイプなので、いかに保護者会費を節約して余剰金を出すか考えるのは楽しかったです。余剰金は、保育園に寄付して園児たちが使う絵本や玩具を買ってもらうことになってるので、ほんまに燃えました!(保護者会で特定の業者に頼むことが決まってたら難しい節約です)

会計の仕事で困ったこと

会計の仕事で困ることのいちばんは、お金のやり取りにまつわるディスコミュニケーションですが、他にもちょこちょこ困りごとがあります。私が遭遇したのはこんな事例です。

  • マニュアルや覚書がない
  • 保護者会費の未払い
  • 他の役員さんを巻き込むのが難しい
  • 領収書の紛失
  • Excelがない

マニュアルや覚書がない

うちの保護者会事情でいちばんびっくりしたやつなんですが、会計マニュアル的なものが存在しなかった上、引継ぎも超ざっくりで、全部手探りでした。

対処としては、自力でやるなら数年分の帳簿と領収書を読み込んで支出の発生タイミングと支払いの仕方、管理方法を把握することくらいですが、ほんま領収書って情報の宝庫で、最初は嫌々でしたがだんだん面白くなりました。

幸い、前年度の会計さんが在園しており、当年度の役員の中に上の子で会計を経験した方がいらっしゃったので、領収書を読んで疑問に思ったところは聞きまくって解決しました。

保護者会費の未払い

実際いちばん困ったのは、未払いの保護者会費の取り立てです。全額回収するのに3ヶ月くらいかかりましたかね。嫌な気分にさせず、かつきっぱりと払ってもらうにはどうしたら……と悩みました。

未払い分はお手紙を入れて督促しましたが、それでも払ってもらえない分は最終的には園長先生に協力を依頼してなんとか回収しました。

他の役員さんを巻き込むのが難しい

私の声のかけ方に問題があったのかもわかりませんが、他の役員さんがあまり予算の消化状況に関心がない感じで困りました。

会計って予算を管理しているだけで決定権はないし、自分で物品を使うわけでもないので、足りないものや買いたいものは他の役員さんから言ってもらえないと分からないんですよね。

その反面、予定外の支出の領収書をいきなり渡されたり、予算オーバーの支出を事前に知らせてもらえなかったりがあって、けっこうひやひやしました。各役職に割り当てられた予算以上の支出は役員会にかけるか、会長と会計に連絡して握っといてほしかったなぁ……

また役員をする機会があればこのへん何かよい手を考えたいです(←やるの?)

領収書の紛失

あと困ったのが領収書の紛失です。領収書がないと出金できないのですが、他の役員さんが領収書をなくしたからといって役員さん個人に被ってもらうのは忍びないですよね。

一般的に、領収書を紛失した場合は再発行を依頼するか、出金伝票を切って処理することが多いです(参考:領収書を紛失したときは?

うちの保護者会では保護者会費の返金などの個人への支払いは個人名義で領収書を書いてもらっていたので、同様に領収書で処理しました。この処理の仕方はイレギュラーですし、うちの保護者会に前例があったから適用したって感じですね。

(普通のおうちには領収書はないので、会計の備品として用意してま~す)

Excelがない

うちの保護者会では、決算書類や予算案の作成はExcelを使っていますが、Excelがない!というおうちはありますよね。私の次の会計さんがそうでした……

ちなみに価格ですが、1年更新のOffice 365 Soloでも1万円前後、永続版のOffice 2019だとPersonal版でも3万円前後します(Word+Excel+Outlook)。Excel単品でも1万円くらいはします😭

他に使う予定がなければ、自腹で買うのはちょっと躊躇すると思います。

とは言え、別にいきなり買わなくて大丈夫だと思います。Microsoftがユーザー登録のみで無料で使えるOffice Onlineを提供していて、これでExcelも使えます。

Word、Excel、PowerPoint などを無料で使用できる Office Online アプリ
Office Online には、Word Online、Excel Online、PowerPoint Online などが含まれていて、無料で使用することができます。このページでは、どこからでもアクセスできるオンライン アプリの概要について説明しています。

Office Onlineは一部の機能が制限されてますが、単純な四則演算や集計程度なら十分です。使えない機能は言うたら上級者向け機能なので、まずはOffice Onlineでやってみて、不足を感じた時点で購入したらいいと思います!

(なお、Office 365 Soloは30日間無料体験があります。無料体験はコチラ

Microsoftにこだわらないなら廉価な互換ソフトウェアもアリ

Microsoftにこだわらない場合や、オンライン版を使うのはちょっと……という人には、サードパーティー製のExcel互換ソフトウェアもあって、これだとかなり安く使えます。

サードパーティー製って、互換性の心配もあると思うんです。画像たくさんのファイルを読み込んだらレイアウトが崩れるとかも聞きますし。

その点は30日間無料体験で問題ないことを確認すれば安心かなと思います。無料体験はコチラからできます😇

そもそもパソコン持ってない

なお、そもそも家にパソコンがない!という人は、Microsoft ExcelやWPS Officeのスマホアプリで頑張ってください!

でも正直けっこうたいへんだと思うので、誰かにパソコン借りるなりネットカフェに行くなりした方がよいと思います。

Microsoft Excel

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保護者会の会計のお仕事に大切なこと

1年間保護者会の会計をして思ったのは、なによりも他の役員さんを巻き込むことが大切だということ。

途中で書いたように、会計って管理をしているだけで決定権はありませんし、実際に物品を購入して様々なお仕事をするのは他の役員さんなので、意見や情報をもらわないことには何にも分からないんですよね。

また、お金のことなのでイレギュラーなことは自分だけでは抱えないことも大切だと思います。年度末に予算が足りなくなれば責任を問われるのは会計だと思いますし、ややこしい話ほど早めに他の役員さん(私の場合、主に会長さん)にシェアして握るなり、役員会で合意形成するなりした方が楽だと思いました。

その上で、きっちり正確にお金の管理をしていたら、年度末はバタバタするけど心地よい達成感と共に終わることができる、それが会計です!